みんな使ってる? G Suiteってなにが便利?

G Suite(ジー スイート)は、Googleが提供するクラウドベースのビジネス向けアプリの統合スイート。「by Google Cloud」とあることからもわかるよう、クラウドベースのサービスとなっています。データをクラウド上に置くことで、チーム間の共同作業がラクになる、リモートワークしやすい、端末リプレース時のデータ移行がスムーズなどのメリットもあり、Web業界でも多くの企業で導入されています。

今回はG Suiteの概要と便利な使い方についてご紹介します。

※本記事内容は2020年1月28日時点のものとなります

G Suiteでできること

出典:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G Suite(ジー スイート)は、Googleが提供するクラウドベースのビジネス向けアプリの統合スイート。「by Google Cloud」とあることからもわかるよう、クラウドベースのサービスとなっています。データをクラウド上に置くことで、チーム間の共同作業がラクになる、リモートワークしやすい、端末リプレース時のデータ移行がスムーズなどのメリットもあり、Web業界でも多くの企業で導入されています。

G Suiteは一般向けの3つのエディション「Basic」「Business」「Enterprise」のほか、教育機関向けの「G Suite for Education」、非営利団体向けの「G Suite for Nonprofits」があります。(一般向けの3つのエディションの比較はこちら https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/compare-editions/

交流


作成


  • ドキュメント:ワープロソフト(Microsoft OfficeのWordと互換性あり)
  • スプレッドシート:表計算ソフト(Microsoft OfficeのExcelと互換性あり)
  • フォーム:Webアンケート/Webフォーム
  • スライド:プレゼンテーションソフト(Microsoft OfficeのPowerPointと互換性あり)
  • Google サイト:Webサイト(組織内部向けサイト/一般公開可能)
  • App Maker:チーム向けのビジネスアプリ開発ツール ※3
  • Keep:チームで共有できるメモアプリ
  • Jamboard:デジタルホワイトボード

アクセス


  • ドライブ:容量無制限クラウドストレージ ※2
  • Cloud Search:Gmailやカレンダー、ドライブ、サイトなどを包括的に検索できるツール ※1

管理


  • 管理コンソール:組織内のアカウントやアプリの管理ツール ※3
  • Vault:ユーザー監視などコンプライアンス対策支援ツール ※3
  • エンドポイント管理:組織内のG Suite 利用のモバイル端末(個人端末の業務利用など)の管理ツール ※3

その他、GoogleマップGoogleフォトGoogleグループなど、G Suiteのアカウントとひも付けて使えるGoogleのアプリやサービスのほか、G Suite Marketplace ( https://gsuite.google.com/marketplace ) を通じて提供されているサードパーティ製のアプリも充実しています。管理系以外は、無料のGoogleアカウントでもいろいろ使えます。

※1 「Business」「Enterprise」エディションで利用可能。
※2 「Business」「Enterprise」エディションは容量無制限。「Basic」エディションでは30GB、無料のGoogleアカウントでは15GB。
※3 「Basic」「Business」「Enterprise」エディションで利用可能。

利用者に聞いた「G Suiteアプリのここが便利!」

G Suiteを使っているメンバーにどこが便利か聞いてみました。

Microsoft Officeと互換性がある


出典:https://gsuite.google.com/products/docs/

ドキュメントはWord、スプレッドシートはExcel、スライドはPowerPointと互換性があり、G Suiteの各アプリで作成したファイルも、ダウンロードする際にファイル形式を選ぶことで、Microsoft Office各アプリのファイル形式でダウンロードできます。

ストレージの保存容量にカウントされない


G Suite(または、無料で使えるGoogleドライブ)では、ドキュメント、 スプレッドシート、スライドで作成したファイルはストレージの保存容量にカウントされないので容量を気にしなくて済みます。

オンラインで共同作業ができる


出典:https://gsuite.google.com/products/docs/

Microsoft Officeの永続ライセンス版(「Microsoft Office 2019」など)では、基本的には端末にファイルを保存するため、複数人で同時に共同作業することはできません。G Suiteではドライブにファイルを保存してメンバーを招待することで、クラウド上でファイルを共有して共同編集することができます。ファイルの保存も変更履歴も自動でやってくれるので、共同作業がはかどります。

※Microsoft Officeのサブスクリプション「Office 365」であれば「OneDrive」というクラウドストレージ経由で共同編集可能です。

ざっと文字起こしをしてくれる


ドライブに画像ファイルを保存して「アプリで開く」→「ドキュメントで開く」を選択すると、AIが画像内の文字を判別してテキストデータとして抽出可能。クライアントから紙資料で素材をもらったときに、ざっと文字起こしをしてくれるので便利です。

フォームをWebサイトに埋め込める


データベースやプログラミングの知識がなくても簡単にフォームが作成でき、<iframe>タグでWebサイトに埋め込み可能。ちょっとしたアンケートをとりたいときに便利です。回答はスプレッドシートにまとめれば、集計・分析もラクです。

オフラインでも作業できる


ドライブの設定でオフラインモードをオンにしておけば、ドライブに保存したファイルをオフラインで編集可能。外出先でインターネット環境が確保できない、電波が弱い場合などに便利です。

まとめ

いかがでしたか。実は無料のGoogleアカウントでもけっこう使えるG Suiteのアプリ・サービス。まだ使ったことがない人は「G Suite ラーニング センター(https://gsuite.google.com/training/)」などを参考にしながら、使ってみてはどうでしょうか。

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