「資料作っといて」

新人Webディレクターの最初の大仕事といえば「資料作成」なのではないでしょうか。
私自身も業務の中で、日々さまざまな資料を作成しています。

例えば、Webディレクターの私は、

• Webデザイナーさんに画像作成をお願いしたい！
• WebエンジニアさんにWebサイトの修正をお願いしたい！
• お客さんに企画を提案したい！
• お客さんに状況を説明したい！
• ミーティングの議事録をつけたい！

というときに資料を作成します。

資料のフォーマットは様々ですが、共通しているのは「誰かに何かを、わかりやすく、かつ正確に伝えなくてはいけない」ということです。

既に働いている方ならば、最初は先輩や上司に資料の作り方を教わったり、過去に作成された資料を見本に自分で作成する機会があります。。
転職・就職活動中の方ならば、キャリアコンサルタント、キャリアカウンセラーなどの就職支援を行なっている方に作り方を教えていただく機会があるでしょう。
※KROWLでは制作経験のあるキャリアパートナーがアドバイスを行っています

そのような機会と並行しつつ、自分でも資料作成の勉強をしたいと思う方も多いのではないでしょうか？
私も、転職活動中から入社して現在に至るまで、資料作成につまづくたびに本を読んで勉強をしてきました。

今回は、私が今まで読んできた本の中で資料作成の役に立ったものを、パターン別に紹介していきます。
皆さんの中に「今、自分が困っていることだ！」という引っ掛かりがあれば、ぜひ参考にしてみてください！

そもそも資料ってどう作ればいいの！？

【こんな方にオススメ！】

• はじめて資料を作る
• どこに文字や図を配置したらいいかわからない
• フォントや色使いの基本がわからない

経験が浅いうちは、どこから手をつけたらいいかわからず困ってしまうことがあります。
なぜなら、「基本」が理解できていないからです。
そんな時に助けられたのが資料作成の基本がわかるこちらの本です。

情報をどこにどう配置して、どのように見せると伝わりやすいのかがわかりやすく解説されています。
また、グラフや工程表のような実務で使う頻度の高い図表の見せ方も載っているので、これ１冊で資料作成の基礎がひと通り学べます。
内容はスライド資料の作成がメインですが、A4サイズの文章資料やフリーフォーマットの場合の作り方も載っているので、どんな状況でも安心です。

ちなみに私は、入社後すぐにこの本を読んで勉強しました。
今もKindleに入っているので、たまに読み返しています。

【オススメの読み方】

• 一度頭からザーッと読んでみる
• 困った時に辞書のように使う

作った資料がなんだか読みにくい！？

【こんな方にオススメ！】

• 文章の構成をどう考えればいいかわからない
• 情報量が多すぎると言われてしまった
• 見本と同じように作っているはずのに、なぜか読みにくくなってしまう

資料作成の経験が浅い時に特にやりがちなのが、情報を詰め込みすぎてしまうことです。
「あれもこれも大事なことだから・・・」
「図と表を載せて、さらに説明もしなきゃ・・・」
と、考え込んでいるうちに文章の量も増えていき、情報が読み取りにくい資料ができてしまいます。

そんな時に助けられたのが「シンプルに伝える方法」がわかるこちらの本です。
シンプルに伝えるためには、日本語の文法を学ぶことが有効です。
普段からあまり意識せずに使っている日本語だからこそ、言葉の接続や主語述語の関係性が曖昧になりがちです。
一度この本を読んでおけば、どんな資料をつくる時にも助けになるはずです。

また、文法の基礎の見直しができるだけでなく、「共感を呼ぶように書く」という項目も入っていることがとてもありがたかったです。

ちなみに私が初めてこの本を読んだのは、大学の卒業論文を書く時でした。
次に読んだのは今の会社に入社した後、先輩に「もっと誤解のないわかりやすい文章を書くように」と言われた時でした。

【オススメの読み方】

• 資料作成に慣れていない人は、最初の３章までをじっくり読んでみる
• 少しステップアップしたい人は、４章から先を中心に読んでみる

私の資料ってマンネリ化しててちょっとダサい・・・！？

【こんな方にオススメ！

• いつもなんとなく同じパターンで資料作成している
• ひと工夫入れてみたいけど、どうしたらいいかわからない
• 自分でもオシャレでわかりやすい資料をイチから作成したい

自分の作る資料が、問題なく読めて、ある程度綺麗にまとまっていると他の人から指摘されることも少なくなってきます。
そして仕事に慣れてくると、資料作成はルーチン化してしまいがちです。
私はある日、別の人が作った資料を見て「なんて綺麗で見やすいんだ！！！」と驚くことがありました。
やはり誰かに伝えるために作るのが「資料」なので、よりわかりやすく、正確に伝わるものが作れることがベストでしょう。

自分の資料作成法を見直すときに助けられたのは、資料の見本が体系的にまとまっている本です。
2019年の3月に出版された新しい本で、記事執筆中の現時点でも書店に平積みされています。見かけたことがある方も多いのではないでしょうか。

400を超える「載せる情報」別に整理された実例と、128種のビフォーアフターが紹介されています。
「画像の見せ方」だけでも、18パターンも載っているのには本当に驚きました。
実例と一緒に情報整理の理論も一緒に学べるので、資料作成に慣れてきた頃の学び直しとしても最適です。

ちなみに私は、Webの企画ディレクションやデザインをやっている知人に勧められて最近読みました。

【オススメの読み方】

• 伝えたい情報別に、辞書のように調べるために使う
• 暇な時にパラパラ眺めて、表現の幅を増やす

まとめ

あるプロジェクトで、デザイナー出身のWebディレクターさんと一緒に仕事をする機会がありました。その方の作る資料はあまりにも綺麗で且つ情報にも過不足なく、大変驚いた経験があります。
私はそれから、資料の作り方に一層気を配るようになりました。

Webディレクターはもちろんですが、どんな職種でも「誰かに何かを、わかりやすく、かつ正確に伝えなくてはいけない」場面にたくさん遭遇するはずです。
そんな時に、教わるだけでなく、自分で学ぶという選択肢があると大変心強いと思います。

ぜひみなさんも、今回ご紹介した本を読んで資料作成の極意を学び、「伝える力」を伸ばしてみてください！